Générer des documents
Créer automatiquement des contrats, courriers, rapports, fichiers Excel ou dossiers complets à partir des données déjà présentes dans le SI.
Automatisation documentaire
Koragence conçoit des systèmes sur mesure pour automatiser tout le cycle de vie d’un document, depuis la récupération des données jusqu’à sa génération, sa validation, sa signature, sa diffusion et son archivage. Cette page détaille un périmètre concret qui peut prolonger la page organisation avec plus de contexte, de critères de choix, de risques à éviter et de liens utiles.
Les projets que nous réalisons le plus souvent :
Valider et signer
Ajouter des étapes de relecture, de validation métier et de signature électronique sans perdre la traçabilité des versions.
Classer et retrouver
Appliquer des règles de nommage, de classement et de métadonnées pour que chaque document reste simple à retrouver et à auditer.
Lire et extraire les données
Déclencher des traitements à partir de documents entrants, puis structurer les données utiles avant de les pousser vers les bons outils.
Automatisation documentaire
Koragence conçoit des systèmes sur mesure pour automatiser tout le cycle de vie d’un document, depuis la récupération des données jusqu’à sa génération, sa validation, sa signature, sa diffusion et son archivage.
L’objectif n’est pas simplement de produire un PDF. Nous cherchons à supprimer les ressaisies, standardiser les documents et connecter leur traitement aux logiciels déjà utilisés par l’entreprise.
Des documents générés automatiquement, mais réellement personnalisés
Nous pouvons générer automatiquement des PDF, des documents Word ou des fichiers Excel à partir des données disponibles dans un CRM, un ERP, une base de données, un formulaire ou une API.
Les documents peuvent reprendre entièrement l’identité visuelle de l’entreprise, avec ses polices, couleurs, images, pages de garde, tableaux, graphiques et différentes mises en page.
Cela permet de produire automatiquement des contrats, catalogues, propositions commerciales, rapports, attestations ou dossiers clients sans sacrifier la qualité du document final.
Automatiser un processus qui repose encore sur Word, Excel et les emails
Dans beaucoup d’entreprises, les informations nécessaires à la création d’un document existent déjà dans le CRM ou l’ERP. Pourtant, elles sont encore copiées manuellement dans un modèle Word, un Excel ou un PDF.
Cela crée du travail inutile et augmente le risque d’erreur. L’automatisation permet de récupérer directement ces informations, de contrôler leur cohérence et de les injecter dans les bons systèmes.
Elle permet aussi de centraliser les documents. Un contrat signé ou un document fournisseur ne doit pas dépendre du PC, de la boîte mail ou du dossier personnel d’un collaborateur.
Un workflow complet, de la donnée au document final
Nous commençons par identifier les sources de vérité de l’entreprise. Une information peut par exemple provenir de Salesforce, Microsoft Dynamics, Odoo, SAP, Sage ou d’un logiciel métier spécifique.
Nous développons ensuite la couche qui transforme ces données en documents. Les règles de génération déterminent le modèle utilisé, la langue, les données affichées, les tableaux présents, les images nécessaires et les différentes variantes du document.
Des contrôles automatiques peuvent ensuite vérifier la cohérence du résultat. Le document peut ensuite passer par une validation humaine, puis être signé, archivé dans une GED ou dans un espace comme SharePoint ou Google Drive.
Des règles métier adaptées à chaque entreprise
Un workflow documentaire n’est pas nécessairement linéaire. Koragence peut développer des workflows séquentiels, parallèles ou conditionnels. Le traitement peut changer selon le montant d’un contrat, le pays du client, le type de document, la langue, la business unit ou le niveau hiérarchique de l’utilisateur.
Nous pouvons également gérer précisément les permissions. Un utilisateur terrain, un responsable de service et un membre de la direction peuvent disposer de droits différents pour consulter, modifier, générer, importer, exporter, supprimer ou archiver un document.
Contrats, rapports, catalogues et documents métiers
L’automatisation ne signifie pas que tous les documents doivent devenir des fichiers génériques. Koragence travaille aussi sur le design et l’expérience utilisateur afin d’intégrer l’identité visuelle du client directement dans les documents générés.
Un contrat peut comporter une couverture, une typographie spécifique, des tableaux, des annexes et des zones de signature correctement positionnées. Une proposition commerciale peut récupérer automatiquement les informations du CRM, les produits concernés, les prix, les images et les conditions commerciales.
Un rapport peut contenir automatiquement des graphiques, cartes, matrices, histogrammes ou visualisations générés depuis les données du projet.
Validation et circuits d’approbation
Nous pouvons construire plusieurs niveaux de validation autour d’un document. Une validation peut être demandée depuis une interface interne ou directement depuis une notification.
Selon le niveau de sécurité attendu, l’utilisateur peut être authentifié via son compte, un SSO, un second facteur ou un autre mécanisme adapté.
Les règles peuvent prévoir des validations successives, des validations parallèles, des rejets, des retours en modification et des contrôles supplémentaires lorsque certaines conditions sont remplies.
Signature électronique intégrée au workflow
Koragence peut intégrer des solutions de signature électronique comme DocuSign ou Yousign.
Le document peut être généré automatiquement puis envoyé directement aux signataires. Le système peut gérer plusieurs signataires et leur ordre de signature, envoyer des relances automatiques et récupérer le document final à la fin du circuit.
Classement, GED et recherche documentaire
Nous pouvons intégrer les workflows documentaires à SharePoint, Google Drive ou à une GED existante.
Le système peut automatiquement choisir le bon dossier, appliquer une convention de nommage, ajouter des métadonnées, associer des tags et gérer les versions du document.
Il est également possible de construire une plateforme documentaire spécifique lorsque les outils existants ne couvrent pas correctement le besoin.
OCR, extraction de données et intelligence artificielle
L’automatisation peut aussi commencer à partir d’un document reçu. Une facture, un contrat ou un justificatif peut arriver depuis un email, une API fournisseur, une interface interne ou un autre canal.
Le système peut utiliser l’OCR et des règles métier pour identifier le document et extraire ses informations. Lorsque les documents sont très hétérogènes, une couche d’intelligence artificielle peut être ajoutée pour classifier les fichiers, comprendre certaines informations ou normaliser les données extraites.
Automatisation documentaire par métier
Cabinets de conseil
Un cabinet de conseil peut automatiser tout le processus qui commence après la qualification d’une opportunité. Les données du CRM servent à générer la lettre de mission, le manager la valide, le document part en signature puis il est classé automatiquement.
Finance et achats
Une facture fournisseur peut être récupérée automatiquement, analysée par OCR ou par IA puis rapprochée des données déjà présentes dans l’ERP.
Opérations
Nous pouvons automatiser des bons de commande, des bons à tirer, des dossiers fournisseur ou des rapports d’intervention. Le fichier produit peut varier selon le client, le fournisseur, le produit ou les options choisies.
Références proches et volumes traités
Good is Merch montre comment l’automatisation documentaire tient quand catalogue, devis, options, documents, fournisseurs et règles commerciales sont réunis dans un même cockpit. Le projet gère déjà 23 types de documents dans une base unique.
Onctuo montre une autre facette : rapports statistiques, historique d’exploitation, alertes et logs doivent rester lisibles dans la même base. C’est utile dès qu’un document sert aussi à piloter, prouver ou relire une décision.
Intégrations avec le système d’information
Notre approche repose principalement sur des développements spécifiques et des intégrations directes : API REST, webhooks, bases de données et interfaces proposées par les logiciels métiers.
Cela permet de connecter les workflows à Microsoft 365, SharePoint, Google Workspace, Salesforce, Microsoft Dynamics, SAP, Sage, Odoo, DocuSign, Yousign et à de nombreuses autres solutions lorsque leurs interfaces le permettent.
Sécurité, permissions et supervision
Les rôles et permissions sont définis avec le client pendant le cadrage. Un RBAC peut contrôler précisément ce que chaque type d’utilisateur peut consulter ou modifier.
Selon l’architecture retenue, nous pouvons également mettre en place le chiffrement, les sauvegardes automatiques, l’historique des versions, les logs, le SSO, l’authentification à deux facteurs et la supervision technique.
Nous pouvons travailler avec des infrastructures situées dans l’Union européenne lorsque cela fait partie des contraintes du projet.
Notre méthode
Nous commençons par auditer le processus existant, puis nous échangeons avec la direction, les responsables métiers et les utilisateurs pour comprendre les documents, les données, les sources de vérité et les difficultés rencontrées.
Nous cartographions ensuite les permissions, les règles métier et les exceptions, puis nous définissons les automatisations qui permettent réellement de gagner du temps ou de sécuriser le processus.
La solution peut ensuite être déployée sur l’infrastructure du client ou sur une infrastructure dédiée, puis accompagnée d’un contrat de maintenance si nécessaire.
Des retours clients proches de ce besoin :
Lennon JeaugeyCofondateur et président de Good is Merch
Koragence a structuré une plateforme qui tient catalogue, devis, options, documents, fournisseurs et règles commerciales dans le même environnement. Cela nous donne une vraie base pour absorber plus de volume sans perdre en qualité.
Plateforme commerciale et documentaire
+960références gérées
La base catalogue absorbe déjà un volume large de références, d’options et de règles commerciales dans le même environnement.
Théo ChartierFondateur et président de Onctuo
Nous avions besoin d’un outil capable de piloter une flotte de machines en libre-service. Koragence a structuré une plateforme claire, robuste et exploitable au quotidien.
Logiciel métier de supervision
99,95 %de disponibilité
Une base conçue pour garder incidents, statuts machine et alertes d’exploitation exploitables sans bricolage de run permanent.
Les questions qui reviennent souvent :
Oui. Koragence peut générer automatiquement des documents Word et PDF à partir de données issues d’un CRM, d’un ERP, d’un formulaire, d’une API ou d’une base de données.
Parlons de votre projet :
Nous échangeons gratuitement sur votre besoin et nous vous expliquons clairement comment nous pouvons vous aider, sans engagement.
